Aivotyöläisen ajanhallinta II: Kuinka keskeytykset vaikuttavat aivotyöhön?

Aivotyöläisen ajanhallinta II: Kuinka keskeytykset vaikuttavat aivotyöhön?
18.7.2017 No Comments » Ajanhallinta, Sanna Kinnunen Sanna Kinnunen

Huomaatko välillä aikataulujen vain pettävän, vaikka kuinka yrittäisit pysyä tehtävien tasalla? Aivotyötä eli monimutkaisempaa tiedonkäsittelyä ja luovuutta vaativaa työtä tehdessämme olemme erityisen alttiita olosuhteiden vaikutuksille. Tällöin hyvään ajanhallintaan ei kuulu pelkästään tietyn tuntimäärän varaaminen tiettyihin tehtäviin, vaan myös siitä huolehtiminen, että työskentelyolosuhteet sopivat aivotyölle.

Tässä 3-osaisessa blogisarjassa tarkastellaan aivojen ja ihmisen tiedonkäsittelyn näkökulmasta optimaalista ajanhallintaa aivotyötä tekevillä. Mukana on myös käytännön vinkkejä oman ajanhallinnan tehostamiseen. Mukana on lisäksi videoita, jotka käsittelevät aivotyöläisen ajanhallintaa haastavia tilanteita hieman rennommalla otteella.

Blogisarjassa on aiemmin ilmestynyt:

Lisääkö multitaskaaminen tehokkuutta?

Kuinka keskeytykset vaikuttavat aivotyöhön?

[banner banner_width=”full” banner_color=”_colored” banner_centered=”centered” banner_text=”Petrillä on kesken keskittymistä ja monimutkaisten asiakokonaisuuksien yhdistämistä vaativa raportti. Petri aloittaa raportin kirjoittamisen aamulla__ mutta pian hänen on keskeytettävä osaston yhteisen palaverin takia. Palaverin jälkeen Petri palaa raportin pariin__ mutta pian hänellä soi puhelin. Hoidettuaan puhelinkeskustelun sähköposti kilahtaa ja Petri lähtee vastaamaan siihen. Kun hän palaa raportin pariin__ on mielessä aiemmin ollut oivallus asioiden välisistä uusista yhteyksistä kadonnut. Petri huokaisee ja yrittää saada uudelleen ajatuksesta kiinni.”/]

Keskeytykset häiritsevät muistia ja keskittymistä

aivotyo_ajanhallinta3Petrin tilanne on melkoisen yleinen nykytyöelämässä eikä Petrin vaikeuksissa palata keskeytysten jälkeen tehtävän pariin ole mitään poikkeavaa. Helposti kuvittelemme, että pystymme suoriutumaan tehtävistä, kun meillä vain on riittävä aika niiden tekemiseen. Ihmisen tiedonkäsittely on kuitenkin siitä oikullinen, että se vaatii ajan lisäksi sopivat olosuhteet käsillä olevalle työlle.

Jo multitaskaamisen kohdalla mainittu työmuistin kapasiteetti on merkityksellinen myös keskeytysten haitallisten vaikutusten kannalta. Kun työstämme jotakin kokonaisuutta, pienikin häiriö voi suunnata tarkkaavuutemme uudestaan ja siinä samalla työmuistia alkaa kuormittaa uusi asiasisältö. Mitä kauemmin keskeytys kestää ja mitä enemmän uutta tietoa se tuo mukanaan, sitä vähemmän työmuistissa on tilaa ennen keskeytystä käsillä olleelle tehtävälle.

Keskeytysten hallinta vaikeutuu iän myötä

Keskeytysten haitat vaikuttavat tutkimusten mukaan pahenevan iän lisääntyessä. Nuoremmilla ja vanhemmilla aikuisilla itse keskeytyksen käsittely on suurin piirtein samanlaista, mutta iän myötä tulee vaikeammaksi palauttaa huomio takaisin keskeytystä edeltävään tehtävään ja jättää häiriö omaan arvoonsa. Aivotyötä tehdessä urakehityksen myötä päätyy yleensä entistä vastuullisempiin ja enemmän monimutkaisten kokonaisuuksien hallintaa vaativiin tehtäviin, jolloin iän mukanaan tuomat keskeytyksen hallinnan haasteet eivät ole omiaan auttamaan tehokkaassa työskentelyssä.

Entä kun keskeytys onkin työkaveri?

Kehitä ajanhallintaasi

Omaa päiväohjelmaa voi pyrkiä rakentamaan parasta työsuoritusta tukevaan suuntaan. Alla muutamia keinoja, jotka voivat auttaa tässä.

Varaa paras energia päivän tärkeimpiin töihin
1. Valitse työvuoron aloittaessasi 3 tärkeintä tehtävää, mitkä haluat saada tehtyä
2. Sijoita tärkeät tehtävät aikoihin, jolloin olet parhaassa vireystilassa
3. Tee vähemmän tärkeitä töitä vireystilan ollessa heikompi
Parhaan vireystilasi tunnistat siitä, mihin aikaan päivästä koet yleisimmin olevasi virkeimmilläsi ja aikaansaavimmillasi.

 

Hyödynnä hiljainen tunti keskeytysten välttämisessä
1. Varaa työpäivästä 1 tunti hiljaista työaikaa
2. Tunnin aikana varaa itsellesi rauhallinen työskentelytila sekä hiljennä älylaitteet, sähköposti ja some
3. Tee keskittymistä vaativat tehtävät hiljaisen tunnin aikana
Hiljainen tunti parantaa tutkitusti tuottavuutta – sekä tunnin aikana hoidettavien tehtävien osalta että koko lopputyöpäivän aikana.

Lähteet

Clapp, W. C., Rubens, M. T., Sabharwal, J., & Gazzaley, A. (2011). Deficit in switching between functional brain networks underlies the impact of multitasking on working memory in older adults. Proceedings of the National Academy of Sciences, 108, 7212-7217.

Cowan, N. (2012). Working memory capacity. Psychology press.

König, C. J., Kleinmann, M., & Höhmann, W. (2013). A field test of the quiet hour as a time management technique. Revue Européenne de Psychologie Appliquée/European Review of Applied Psychology, 63, 137-145.

Tags

Leave a reply

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *